Outsourcing

أنظمة التعهيد

فى مجال الأعمال التجارية، قد تضطر الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية لتنفيذ جزء من الأعمال التى كان من المفترض ان تقوم بها هذه الشركات. يكون التعاقد الخارجى بمثابة اتفاق تتعاقد فيه شركة ما، مع شركة أخرى خارجية وذلك لتقوم الشركة الخارجية بتنفيذ بعض من الأعمال التى كان يفترض أن تقوم بها الشركة الأولى صاحبة التعاقد.

وبذلك تصبح الشركة الخارجية التى تم التعاقد معها مسئولة عن إتمام وإنجاز الأعمال التى تم إسنادها إليها بناءً على التعاقد الذى تم توقيعه بين الشركتين.

وهذا ما يطلق عليه نظام التعهيد.

أنظمة التعهيد قد تشمل أيضاً إسناد تنفيذ بعض العمليات التى تقوم بها المؤسسات الحكومية إلى شركات خاصة لتنفيذها.

أنظمة التعهيد تتضمن التعاقد مع شركات خارجية لتفيذ عمليات مثل معالجة كشوف المرتبات، ومعالجة مطالبات العملاء، ووظائف التشغيل مثل التصنيع، وإدارة المرافق، ودعم مركز الاتصال.

فى بعض الأحيان، ولكن ليس دائما، ينطوى أنظمة التعهيد على نقل الموظفين والأصول من شركة إلى أخرى.

الدافع الرئيسى للحاجه إلى انظمة التعهيد، هو عدم مقدرة الشركة صاحبة التعاقد على إتمام هذا الجزء من العمل، وذلك نتيجه نقص فى خبرات العمالة بداخل الشركة، أو نتيجة لنقص الأموال والموارد اللازمة لإتمام هذا الجزء من العمل.

على سبيل المثال، قد تقرر شركة صغيرة الاستعانة بمصادر خارجية (أنظمة التعهيد) لمهام مسك الدفاتر المحاسبية إلى شركة محاسبة مستقلة، لأن القيام بذلك قد يكون أرخص من الاحتفاظ بمحاسب داخلى. أو قد تحتاج إلى استشارى قانونى فى بعض الأحيان، ولكن ليس مستشاراً بدوام كامل، لذلك تستأجر شركة محاماة مستقلة.

هذا يحدث أيضاً فى المؤسسات الكبيرة: فقد أزالت العديد من الشركات مراكز اتصال خدمة العملاء من داخل الشركة بالكامل، واستعانت بشركات خارجية بتكلفة منخفضة. بينما شركات أخرى تجد الاستعانة بمصادر خارجية لأداء وظائف مثل الرواتب والتأمين الصحى، قد وفرت الكثير من الوقت والجهد والطاقة

الإحصاءات واستطلاعات الرأى

عادة ما توفر الشركات حوالى 15 ٪ بسبب انخفاض التكاليف الناجمة عن الاستعانة بأنظمة التعهيد. تدعى دراسة أجريت فى عام 2014 من شركة Datamark Inc، أن أحد العملاء قد وفر 31٪ خلال عام واحد عندما تم الاستعانة بمصادر خارجية لأنظمة التعهيد لأحد جوانب نشاطه التجارى. وعلى مدى ثلاث سنوات ارتفعت وفورات التكلفة إلى 33 ٪.

أجرت شركة Deloitte LLP  فى عام 2014 دراسة استقصائية عالمية حول أنظمة التعهيد، حيث قامت بمقابلة مسئولين من أكثر من 22 قطاعاً صناعياً و 30 دولة. وجدت الشركة الاستشارية أن 69 ٪ من الشركات التى شملتها الدراسة كانت أكثر عرضة للاستعانة بأنظمة التعهيد بطريقة ما بسبب تكنولوجيا الحوسبة السحابية. ثلثا من شملتهم الدراسة أرادوا الاستعانة بأنظمة التعهيد فى بعض الأعمال.

قام ما يصل إلى 53٪ من المشاركين فى الاستطلاع بالاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات فى عام 2014 ، فى حين أن 26٪ من الشركات التى لم تستعين بمصادر خارجية لأى شيء فى ذلك الوقت كانت تخطط للقيام بذلك فى المستقبل.

مميزات نظام التعهيد

يمكن للشركات خفض تكاليف العمالة بشكل كبير عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة. أيضا يمكن تجنب النفقات المحملة overhead مثل المعدات والتكنولوجيا. 

مثلا، قد تقوم الشركة المصنعة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية بشراء مكونات داخلية للأجهزة من قبل صانعين آخرين لتوفير تكاليف الإنتاج. 

وقد تقوم شركة محاماة بتخزين ملفاتها احتياطياً بالاستعانة بمزود لخدمات الحوسبة السحابية، مما يتيح لها الوصول إلى ملفاتها دون استثمار مبالغ كبيرة من المال لإمتلاك وسائط تخزين باهظة الثمن فعلياً. 

عندما تستخدم بشكل صحيح، فان استخدام نظام التعهيد يكون استراتيجية فعالة للحد من النفقات، ويمكن أن يوفر ميزة تجارية وميزة تنافسية للشركات.

بالإضافة إلى توفير التكاليف، يمكن للشركات توظيف نظام التعهيد لتحسين التركيز على الجوانب الأساسية للعمل. فعندما يتم إسناد الأنشطة  الغير أساسية إلى شركات خارجية يؤدى هذا إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية لأن كيان آخر يقوم بهذه المهام الأصغر بشكل أفضل من الشركة نفسها.

تؤدى هذه الإستراتيجية إلى زيادة التنافسية، وخفض تكاليف التشغيل الإجمالية.

عيوب نظام التعهيد

الاستعانة بمصادر خارجية لها أيضا العديد من العيوب:

·         قد يستغرق توقيع العقود مع شركات أخرى بعض الوقت والجهد الإضافى من الفريق القانونى للشركة.

·         التهديدات الأمنية، إذا كان الطرف الآخر لديه حق الوصول إلى معلومات سرية وبعد ذلك يعانى من خرق البيانات.

·         قد يحدث نقص فى التواصل بين الشركة والمزود الخارجى، مما قد يؤدى إلى تأخير إنجاز العمل.

·         يسبب انعدام الأمن الوظيفى بأن تحل الكفاءات الخارجية محل القوى المحلية، وتقليص فرص العمل داخلياً.

·         الاستغلال واستضعاف الأيدى العاملة والكفاءات، كما فى الدول النامية.

المصدر:

https://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

https://www.investopedia.com/terms/o/outsourcing.asp